Glossário de Compras

Contrato ou cláusula que define os padrões mínimos de desempenho que o fornecedor deve cumprir: prazo de entrega, taxa de defeitos, disponibilidade do produto, tempo de resposta etc. Base para monitoramento e penalidades.

Limite de valor que cada colaborador ou departamento pode aprovar em uma compra sem precisar de autorização adicional. Por exemplo: compras até R$ 5.000 são aprovadas pelo gerente; acima disso, vai para a diretoria.

Estudo detalhado de tudo o que a empresa gasta em compras, agrupado por categoria, fornecedor, período ou unidade de negócio. Permite identificar oportunidades de economia, consolidar fornecedores e negociar melhores condições.

Processo formal pelo qual uma requisição ou pedido de compra é revisado e autorizado por um ou mais responsáveis antes de seguir adiante. Em sistemas de e-procurement, esse fluxo costuma ser automatizado com alçadas de aprovação por valor.

Documento gerado após um processo licitatório (muito comum no setor público) que registra os preços negociados com fornecedores para determinados itens, permitindo que órgãos e empresas realizem aquisições dentro do prazo vigente sem abrir nova licitação.

Avaliação formal da operação, conformidade e capacidade técnica de um fornecedor. Pode ser financeira, de qualidade, de segurança da informação ou regulatória. Garante que o fornecedor atende aos padrões exigidos.

Uso de tecnologia para executar etapas do processo de compras sem intervenção manual: geração automática de pedidos quando o estoque atinge o ponto de reposição, envio de cotações, aprovações digitais e conciliação de notas fiscais.

Preço de referência usado como parâmetro de comparação em negociações. Pode ser o preço médio de mercado, o último preço pago ou o preço-alvo interno. Quando o fornecedor oferece abaixo do baseline, há saving real.

Proposta ou lance apresentado por um fornecedor em um processo competitivo de compras (cotação, leilão reverso ou licitação). O bid pode ser de preço fixo ou variável dependendo do formato da disputa.

Terceirização de processos de negócio para uma empresa especializada. No contexto de compras, significa contratar uma empresa para gerenciar todo o processo de aquisição ou parte dele — da cotação ao pagamento.

Orçamento aprovado para compras em um período. As requisições são validadas contra o budget disponível. Também chamado de verba ou dotação orçamentária. No e-procurement, o sistema valida automaticamente se há saldo antes de liberar o pedido.

Lista de itens pré-aprovados e precificados que os colaboradores podem comprar sem abrir uma cotação. Funciona como uma "loja interna": itens como papelaria, TI básica e EPI ficam disponíveis no sistema para requisição imediata.

Gestão estratégica por categorias de compras (ex: serviços de TI, matéria-prima, embalagens). Cada categoria tem um responsável que define a estratégia de sourcing, gerencia os fornecedores e busca melhores condições de mercado.

Conformidade com leis, regulamentos, políticas internas e normas do setor. Em compras, significa garantir que todos os fornecedores e processos atendam a requisitos legais, éticos e contratuais — evitando sanções e riscos reputacionais.

Estratégia de reduzir o número de fornecedores ativos concentrando volume em menos parceiros, ganhando poder de negociação, melhores preços e relacionamento mais profundo. Oposto ao multi-sourcing.

Documento legal que formaliza a relação comercial entre comprador e fornecedor, definindo preço, prazo, qualidade, penalidades, condições de pagamento e rescisão. É a base jurídica da parceria.

Custo evitado: quando a empresa impede que um gasto aconteça, seja negociando um preço menor antes de fechar o contrato ou cortando despesas desnecessárias. Diferente de saving, pois não há uma redução de custo já existente.

Redução real de custo em relação a um gasto anterior já existente. Por exemplo, renegociar um contrato de serviços de R$ 10.000 para R$ 8.000 gera um cost reduction de R$ 2.000 ao mês.

Processo em que a empresa solicita propostas de preço a um ou mais fornecedores para um item ou serviço específico. Pode ser feita por e-mail, sistema de compras ou plataforma de e-procurement. Base para a tomada de decisão de compra.

Classificação dos itens de estoque ou fornecedores por ordem de importância financeira: A = alto valor e poucos itens (80% do gasto); B = valor médio; C = baixo valor e muitos itens. Orienta onde concentrar esforços de negociação.

Previsão do quanto a empresa vai precisar comprar em um período futuro. Um bom forecast evita falta de estoque (ruptura) ou excesso (capital parado). Pode ser calculado com base em histórico de vendas, sazonalidade e tendências de mercado.

Avaliação contínua de como o fornecedor está performando frente ao que foi acordado: pontualidade nas entregas, qualidade dos produtos, atendimento, cumprimento de SLAs e flexibilidade. Base para o scorecard de fornecedores.

Processo competitivo realizado em plataforma digital onde fornecedores enviam propostas e lances em tempo real. Inclui pregões eletrônicos (setor público) e e-auctions (setor privado). Aumenta transparência e eficiência nas negociações.

Investigação aprofundada antes de fechar um contrato com um fornecedor. Inclui análise financeira, jurídica, operacional e reputacional. O objetivo é identificar riscos antes de assumir o compromisso comercial.

Leilão eletrônico reverso: fornecedores competem entre si reduzindo o preço em tempo real numa plataforma digital. O comprador ganha ao final com o menor preço. Muito usado em compras de commodities e itens padronizados.

Catálogo digital integrado ao sistema de compras com itens pré-negociados, fotos, descrições e preços já aprovados. O usuário "compra" como se estivesse em um e-commerce, mas dentro das regras e políticas da empresa.

Processo de compras realizado de forma eletrônica, usando sistemas e plataformas digitais para gerenciar todo o ciclo — da requisição ao pagamento. Elimina papel, reduz erros, aumenta visibilidade e agilidade. É o coração dos ERPs modernos de compras.

Intercâmbio eletrônico de dados entre sistemas de compradores e fornecedores. Permite que pedidos de compra, notas fiscais e avisos de entrega sejam trocados automaticamente entre ERPs, sem digitação manual.

Sistema integrado de gestão empresarial que centraliza informações de compras, estoque, financeiro, vendas e produção em um só lugar. A Gestio é um ERP SaaS com módulo de compras integrado a estoque e financeiro.

Documento que descreve com precisão as características, dimensões, materiais, normas e padrões de qualidade que um produto ou serviço deve atender. Evita que o fornecedor entregue algo diferente do esperado.

Incoterm (regra de comércio internacional) que define que o vendedor entrega a mercadoria no porto de embarque, e a partir daí o risco e o frete ficam por conta do comprador. Muito usado em importações.

Previsão de demanda: estimativa de quanto de um produto ou serviço será necessário em determinado período. Alimenta o planejamento de compras, evitando tanto a falta quanto o excesso de estoque.

Fornecedor que passou pelo processo de avaliação e aprovação da empresa (cadastro, documentação, visita técnica, análise financeira). Só fornecedores homologados podem ser acionados para compras regulares.

Valor máximo que pode ser gasto em uma compra sem necessidade de processo competitivo (cotação com múltiplos fornecedores). Abaixo da franquia, o comprador pode fechar diretamente. Acima, precisa cotar com ao menos 3 fornecedores.

Processo de monitorar, controlar e renovar contratos com fornecedores. Inclui acompanhamento de vigência, SLAs, reajustes, obrigações de cada parte e gestão de eventuais litígios. Sistemas de e-procurement alertam sobre vencimentos.

Conjunto de práticas para gerenciar o relacionamento com fornecedores: cadastro, avaliação de desempenho, desenvolvimento, comunicação e estratégia de parceria. O SRM é o CRM do comprador.

Identificação, avaliação e mitigação de riscos na cadeia de suprimentos. Inclui riscos de entrega, financeiros, geopolíticos, de qualidade e de compliance. Um fornecedor único (single source) em item crítico é um risco clássico.

Compras sustentáveis: política de adquirir produtos e contratar serviços que minimizem impactos ambientais. Inclui preferência por fornecedores com certificações ambientais, produtos recicláveis e cadeias com menor pegada de carbono.

Processo formal de cadastro, análise e aprovação de um fornecedor. Envolve coleta de documentos (CNPJ, certidões, contratos sociais), visita técnica, avaliação de qualidade e análise financeira. Resultado: o fornecedor é aprovado ou reprovado.

Plataforma ou portal central onde fornecedores se cadastram, atualizam dados, visualizam pedidos, emitem notas e participam de cotações. Facilita a comunicação e reduz o trabalho operacional de ambos os lados.

Regras internacionais que definem responsabilidades de compradores e vendedores em transações comerciais, especialmente quem paga o frete, seguro e tributos. Os mais usados são EXW, FOB, CIF, DAP e DDP.

Percentual de itens recebidos que foram reprovados no controle de qualidade. Alto índice indica problemas na especificação, no processo do fornecedor ou no transporte. É um KPI crítico de desempenho de fornecedores.

Contagem física dos itens em estoque para verificar se o que está registrado no sistema corresponde ao que existe fisicamente. Pode ser periódico (uma vez por ano) ou rotativo (por categorias ao longo do ano).

Fatura ou nota fiscal emitida pelo fornecedor após a entrega do produto ou conclusão do serviço. Documento que gera a obrigação de pagamento. No e-procurement, o invoice é conciliado automaticamente com o pedido de compra e o recebimento (three-way match).

Filosofia de gestão que prega que os materiais devem chegar no momento exato em que são necessários, sem acumular estoque. Reduz custos de armazenagem mas exige fornecedores muito confiáveis e lead times curtos e previsíveis.

Sistema visual de controle de estoque e produção originário do Japão (Toyota). Em compras, o kanban sinaliza quando um item deve ser reposto — quando o estoque atinge o nível mínimo (ponto de reposição), um novo pedido é gerado automaticamente.

Indicador-chave de desempenho. Em compras, os principais KPIs são: saving gerado, lead time de compras, índice de entregas no prazo, custo do processo de compras, número de fornecedores ativos e taxa de rejeição de itens recebidos.

Tempo total desde a colocação do pedido até a entrega do produto. Inclui tempo de processamento do fornecedor, produção (se aplicável), transporte e recebimento. É um dado crítico para o planejamento de estoque e evitar rupturas.

Processo formal e obrigatório para compras no setor público, regido pela Lei 14.133/21 (Nova Lei de Licitações). Garante igualdade de condições entre fornecedores. Os principais tipos são: pregão, concorrência, tomada de preços e convite.

Quantidade mínima que o fornecedor aceita vender em um único pedido. Impacta o planejamento de compras — comprar abaixo do MOQ pode não ser possível; comprar acima pode gerar excesso de estoque.

Análise estratégica que decide se é mais vantajoso produzir internamente (make) ou comprar de um fornecedor externo (buy). Considera custo, qualidade, capacidade, risco e foco no core business da empresa.

Documento que consolida os preços recebidos de vários fornecedores em uma cotação, lado a lado, para facilitar a comparação e tomada de decisão. Também chamado de mapa de cotação ou quadro comparativo de preços.

Plataforma digital onde empresas (compradores) encontram e compram de fornecedores. Diferente do marketplace de varejo, é voltado para transações entre empresas, com valores maiores, negociações e condições comerciais específicas.

Sistema de planejamento que calcula automaticamente o que comprar, quanto comprar e quando comprar com base na demanda prevista de produção ou vendas. Integrado ao ERP, é o motor do reabastecimento automático de materiais.

Estratégia de utilizar múltiplos fornecedores para o mesmo item ou categoria. Distribui o risco de desabastecimento e mantém competição entre os fornecedores, mas exige mais gestão e pode reduzir o poder de negociação por volume.

Acordo de Confidencialidade: contrato que impede que as partes compartilhem informações sensíveis reveladas durante negociações ou parcerias. Em compras, protege dados de preço, volumes, tecnologia e estratégia da empresa.

Processo de diálogo entre comprador e fornecedor para definir preço, prazo, qualidade, condições de pagamento e outros termos do contrato. Pode ser posicional (ganha-perde) ou baseada em interesses (ganha-ganha). Habilidade central do comprador.

Documento fiscal digital emitido pelo fornecedor que comprova a venda de mercadoria ou prestação de serviço. Tem validade jurídica e fiscal. Em sistemas de e-procurement, a NF-e é recebida automaticamente via integração com a SEFAZ.

Documento do setor público que reserva recursos orçamentários para uma despesa futura. Precede a liquidação e o pagamento. É equivalente ao pedido de compra (PO) no setor privado e integra o processo de compras governamental.

Processo de integração de um novo fornecedor: coleta de documentos, cadastro no sistema, treinamento sobre políticas, integração de sistemas (EDI/API) e alinhamento de expectativas. Um bom onboarding reduz atritos futuros.

Gestão de pedidos: processo de receber, processar, confirmar, rastrear e finalizar pedidos de compra. Um sistema de order management acompanha o pedido desde a aprovação até o recebimento e pagamento.

Ciclo que vai do recebimento do pedido de venda até o recebimento do pagamento pelo fornecedor. É o processo inverso do P2P. Quem vende pensa em OTC; quem compra pensa em P2P.

Terceirização de uma atividade ou processo para um fornecedor externo especializado. Permite que a empresa foque no core business enquanto transfere atividades de suporte para parceiros. Comum em TI, RH, logística e manufatura.

Ciclo completo de compras: da identificação da necessidade até o pagamento ao fornecedor. Inclui: requisição → aprovação → cotação → pedido → recebimento → conferência da NF → pagamento. O P2P integrado reduz o ciclo e elimina retrabalho.

Documento formal emitido pelo comprador que autoriza a aquisição de produtos ou serviços. Define item, quantidade, preço, prazo e condições de entrega. É o contrato de compra mais básico e gera comprometimento financeiro.

Visão consolidada de todas as compras em andamento e futuras, com status de cada processo. Permite priorizar demandas, distribuir a carga de trabalho do time e monitorar gargalos. É o "funil de compras" da área.

Documento interno que define as regras, responsabilidades e processos do setor de compras: alçadas de aprovação, número mínimo de cotações, critérios de seleção de fornecedores, ética nas negociações e categorias prioritárias.

Nível de estoque em que um novo pedido de compra deve ser acionado para evitar ruptura. Calculado com base no consumo médio, lead time do fornecedor e estoque de segurança. Sistemas de ERP geram alertas ou pedidos automáticos.

Tempo médio em dias que a empresa leva para pagar seus fornecedores após o recebimento da mercadoria ou serviço. Um PMP maior significa melhor gestão do fluxo de caixa. É um KPI financeiro de compras importante.

Modalidade de licitação pública realizada via internet onde fornecedores disputam com lances em tempo real pelo menor preço. É a forma mais ágil e transparente de compra no setor público. Regulamentado pelo Decreto 10.024/2019.

Item cuja falta paralisa a operação ou causa impacto grave. Exige gestão especial: múltiplos fornecedores, estoque de segurança maior e contratos de longo prazo. A matriz de Krajlic classifica os itens entre críticos, estratégicos, de alavancagem e rotineiros.

Documento que apresenta side-by-side as propostas de diferentes fornecedores para uma mesma cotação. Facilita a análise de preço, prazo, condições de pagamento e qualidade para embasar a decisão de compra com transparência.

Avaliação técnica e comercial inicial de um fornecedor para determinar se ele tem capacidade de atender às necessidades da empresa. Precede a homologação e envolve análise de portfólio, referências, capacidade produtiva e condições comerciais.

Capacidade de acompanhar o histórico completo de um produto ao longo da cadeia de suprimentos: de onde veio, como foi transportado, onde está agora. Essencial em setores regulados como alimentício, farmacêutico e médico-hospitalar.

Etapa em que a empresa registra no sistema a entrada física dos produtos entregues pelo fornecedor. O GR é confrontado com o pedido de compra e a nota fiscal (three-way match) antes de autorizar o pagamento.

Solicitação interna feita por um colaborador ou departamento pedindo a compra de um item ou serviço. É o ponto de partida do ciclo P2P. A PR precisa ser aprovada antes de virar um pedido de compra oficial.

Solicitação de Informações enviada a fornecedores potenciais para entender suas capacidades antes de uma cotação formal. Não é um processo competitivo — é uma etapa exploratória para identificar fornecedores qualificados.

Solicitação de Proposta: documento enviado a fornecedores selecionados pedindo uma proposta detalhada (técnica e comercial) para atender uma necessidade específica. Mais abrangente que o RFQ, avalia não só o preço mas também a solução proposta.

Solicitação de Cotação: pedido formal enviado a fornecedores para que apresentem preço, prazo e condições para um produto ou serviço especificado. É o processo de cotação formal, mais estruturado que um simples pedido de orçamento.

Retorno sobre o investimento na área de compras. Mede quanto a empresa economizou com negociações, automação e melhorias de processo em relação ao custo de manter a equipe e os sistemas. Um ROI alto justifica investir em tecnologia de e-procurement.

Economia gerada pelo setor de compras. Pode ser hard saving (redução real e mensurável de custo) ou soft saving (benefícios menos tangíveis, como qualidade ou prazo). O saving é o principal KPI de resultado do time de compras.

Painel de avaliação que pontua fornecedores em múltiplas dimensões: qualidade, prazo, preço, atendimento e compliance. Serve como base para decisões de renovação, expansão ou descontinuação de contratos.

Situação em que há apenas um fornecedor disponível para um determinado item — seja por exclusividade, patente ou mercado concentrado. Representa alto risco de desabastecimento e exige planos de contingência.

Processo de identificar, avaliar e selecionar fornecedores para atender às necessidades de compra da empresa. Vai desde a pesquisa de mercado até a negociação e contratação. É a primeira grande etapa do ciclo de compras estratégicas.

Abordagem estruturada e contínua para otimizar a base de fornecedores de uma empresa, combinando análise de spend, mapeamento de mercado, RFX, negociação e gestão de contratos. Vai além da compra reativa — é planejamento de médio e longo prazo.

Gestão de gastos: processo de controlar, analisar e otimizar todos os gastos da empresa com fornecedores externos. Engloba a análise de spend, definição de políticas, controle de contratos e monitoramento de compliance.

Compra pontual não planejada, fora dos contratos e processos regulares. Geralmente mais cara por não ter negociação prévia. Também chamada de compra emergencial. Boas práticas de planejamento buscam minimizar o spot buy.

Sistema ou conjunto de práticas para gerenciar o relacionamento com fornecedores estrategicamente. Assim como o CRM cuida dos clientes, o SRM cuida dos fornecedores: avaliações, comunicação, desenvolvimento e parceria de longo prazo.

Cadeia de Suprimentos: rede integrada de organizações, recursos, atividades e tecnologias envolvidas na criação e venda de um produto — desde a matéria-prima até o cliente final. Compras é um elo central da supply chain.

Percentual dos pedidos que foram atendidos pelo fornecedor na quantidade e prazo corretos. Uma taxa de atendimento de 95% significa que 5% dos pedidos tiveram algum problema — falta de estoque, atraso ou entrega parcial.

Custo Total de Propriedade: considera não apenas o preço de compra, mas todos os custos associados ao longo da vida útil — frete, impostos, manutenção, treinamento, consumo energético e descarte. Fornecedor mais barato nem sempre tem o menor TCO.

Contratação de empresa externa para executar atividades ou processos que antes eram feitos internamente. Em compras, é comum terceirizar logística, limpeza, segurança e TI. Exige gestão de contrato e SLAs bem definidos.

Conferência tripla: validação automática que compara o pedido de compra (PO), o recebimento de mercadorias (GR) e a nota fiscal (Invoice) antes de liberar o pagamento. Garante que só paga o que foi pedido e efetivamente recebido.

Sistema de Gerenciamento de Transportes: software que gerencia fretes, rotas, transportadoras e rastreamento de cargas. Integra-se ao e-procurement para controlar o custo logístico das compras e visibilidade do pedido em trânsito.

Termo em inglês para fornecedor ou vendedor. Em sistemas de ERP, "vendor" é o cadastro do fornecedor no sistema, com todos os dados comerciais, bancários, fiscais e de contato para emissão de pedidos e pagamentos.

Pontuação atribuída ao fornecedor com base em critérios de desempenho: qualidade, prazo, preço competitivo, atendimento e compliance. Determina quais fornecedores são preferidos, desenvolvidos ou descontinuados. Equivalente ao scorecard.

Estoque gerenciado pelo fornecedor: o próprio fornecedor monitora e repõe o estoque do cliente, com base em dados de consumo compartilhados. Reduz o trabalho operacional de compras e melhora o nível de serviço em itens de alto giro.

Compromisso de volume: garantia que o comprador dá ao fornecedor de que consumirá uma quantidade mínima em um período, em troca de preço ou condições especiais. Comum em contratos de longo prazo com itens de alto giro.

Sistema de Gerenciamento de Armazém: controla as operações dentro do estoque — entrada de mercadorias, localização de itens, separação de pedidos e saída. Integrado ao ERP, alimenta dados de estoque em tempo real para as compras.

Fluxo digital de aprovação de requisições e pedidos de compra. Define quem aprova o quê, em qual ordem e com quais alçadas. Em sistemas de e-procurement, o workflow substitui aprovações por e-mail e papel, tornando o processo rastreável e ágil.