Glossário do Comprador

Contrato ou cláusula que define os padrões mínimos de desempenho que o fornecedor deve cumprir: prazo de entrega, taxa de defeitos, disponibilidade do produto, tempo de resposta etc. Base para monitoramento e penalidades.

Abordagem em que a cadeia de suprimentos é preparada para responder rapidamente a mudanças de demanda, variedade de produtos e cenários pouco previsíveis.

Limite de valor que cada colaborador ou departamento pode aprovar em uma compra sem precisar de autorização adicional. Por exemplo: compras até R$ 5.000 são aprovadas pelo gerente; acima disso, vai para a diretoria.

Estudo do mercado fornecedor, da demanda e das condições comerciais de uma categoria para apoiar decisões de compra e estratégias de sourcing.

Estudo detalhado de tudo o que a empresa gasta em compras, agrupado por categoria, fornecedor, período ou unidade de negócio. Permite identificar oportunidades de economia, consolidar fornecedores e negociar melhores condições.

Processo formal pelo qual uma requisição ou pedido de compra é revisado e autorizado por um ou mais responsáveis antes de seguir adiante. Em sistemas de e-procurement, esse fluxo costuma ser automatizado com alçadas de aprovação por valor.

Competência de comunicar necessidades, limites e decisões de forma clara e respeitosa. Para compradores, é essencial em negociações, alinhamentos internos e gestão de fornecedores.

Item com valor econômico para a empresa, como equipamento, máquina, sistema, imóvel ou outro bem que pode ser controlado e contabilizado.

Documento gerado após um processo licitatório (muito comum no setor público) que registra os preços negociados com fornecedores para determinados itens, permitindo que órgãos e empresas realizem aquisições dentro do prazo vigente sem abrir nova licitação.

Avaliação independente de processos, documentos e controles para verificar se regras, políticas, padrões de qualidade, segurança e ética estão sendo cumpridos.

Avaliação formal da operação, conformidade e capacidade técnica de um fornecedor. Pode ser financeira, de qualidade, de segurança da informação ou regulatória. Garante que o fornecedor atende aos padrões exigidos.

Uso de tecnologia para executar etapas do processo de compras sem intervenção manual: geração automática de pedidos quando o estoque atinge o ponto de reposição, envio de cotações, aprovações digitais e conciliação de notas fiscais.

Relação comercial entre empresas. Em compras, envolve negociações, pedidos, contratos e transações digitais entre compradores corporativos e fornecedores.

Relação comercial entre empresa e consumidor final. É importante para diferenciar processos de compra corporativa dos modelos voltados ao varejo e ao consumidor.

Volume de demandas, requisições ou processos de compra ainda não tratados. Ajuda a medir carga de trabalho, gargalos e necessidade de priorização.

Preço de referência usado como parâmetro de comparação em negociações. Pode ser o preço médio de mercado, o último preço pago ou o preço-alvo interno. Quando o fornecedor oferece abaixo do baseline, há saving real.

Comparação de práticas, indicadores e resultados com empresas de referência para identificar melhorias, oportunidades e padrões de mercado.

Proposta ou lance apresentado por um fornecedor em um processo competitivo de compras (cotação, leilão reverso ou licitação). O bid pode ser de preço fixo ou variável dependendo do formato da disputa.

Grande volume de dados usado para análises, previsões e controle. Em compras, apoia spend analysis, performance de fornecedores e tomada de decisão.

Terceirização de processos de negócio para uma empresa especializada. No contexto de compras, significa contratar uma empresa para gerenciar todo o processo de aquisição ou parte dele — da cotação ao pagamento.

Metodologia de gestão que acompanha desempenho por diferentes perspectivas, como financeira, clientes, processos e aprendizado. Pode ser usada para metas da área de compras.

Orçamento aprovado para compras em um período. As requisições são validadas contra o budget disponível. Também chamado de verba ou dotação orçamentária. No e-procurement, o sistema valida automaticamente se há saldo antes de liberar o pedido.

Conjunto de empresas, processos e recursos envolvidos em fabricar, distribuir e entregar produtos ou serviços ao cliente final.

Rede integrada que conecta fornecedores, compras, produção, estoque, transporte e entrega. Mostra o caminho do produto ou serviço do fornecedor ao usuário final.

Sequência de atividades que cria valor para o cliente, desde fornecedores e operações internas até distribuição, serviço e relacionamento.

Fluxo de movimentação, armazenagem, transporte e entrega de materiais ou produtos ao longo da cadeia, da origem até o destino final.

Investimento em bens de capital ou ativos de longo prazo, como máquinas, equipamentos, obras, tecnologia e infraestrutura. Em compras, costuma exigir análise de orçamento, aprovação e retorno esperado.

Lista de itens pré-aprovados e precificados que os colaboradores podem comprar sem abrir uma cotação. Funciona como uma "loja interna": itens como papelaria, TI básica e EPI ficam disponíveis no sistema para requisição imediata.

Gestão estratégica por categorias de compras (ex: serviços de TI, matéria-prima, embalagens). Cada categoria tem um responsável que define a estratégia de sourcing, gerencia os fornecedores e busca melhores condições de mercado.

Incoterm em que o vendedor assume custo e frete até o porto de destino indicado, enquanto o risco é transferido conforme a regra negociada.

Incoterm em que o vendedor inclui custo, seguro e frete até o porto de destino indicado, muito usado em operações internacionais marítimas.

Incoterm em que o vendedor paga transporte e seguro até o destino combinado, com responsabilidades definidas pela regra internacional aplicável.

Gestão do ciclo de vida dos contratos, desde elaboração, revisão e assinatura até acompanhamento de cláusulas, reajustes, penalidades e encerramento.

Uso de infraestrutura, sistemas e armazenamento pela internet. Em compras, aparece em plataformas SaaS, ERPs em nuvem e soluções de e-procurement.

Documento que define comportamentos esperados, princípios éticos e regras de relacionamento da empresa com colaboradores, fornecedores e parceiros.

Conformidade com leis, regulamentos, políticas internas e normas do setor. Em compras, significa garantir que todos os fornecedores e processos atendam a requisitos legais, éticos e contratuais — evitando sanções e riscos reputacionais.

Compras de alto impacto para a operação, seja por valor, criticidade, risco, especificidade técnica ou influência direta no produto e no negócio.

Estratégia de reduzir o número de fornecedores ativos concentrando volume em menos parceiros, ganhando poder de negociação, melhores preços e relacionamento mais profundo. Oposto ao multi-sourcing.

Documento legal que formaliza a relação comercial entre comprador e fornecedor, definindo preço, prazo, qualidade, penalidades, condições de pagamento e rescisão. É a base jurídica da parceria.

Atividade principal da empresa, aquilo que sustenta sua proposta de valor. Em compras, ajuda a diferenciar o que é estratégico do que pode ser terceirizado.

Custo evitado: quando a empresa impede que um gasto aconteça, seja negociando um preço menor antes de fechar o contrato ou cortando despesas desnecessárias. Diferente de saving, pois não há uma redução de custo já existente.

Redução real de custo em relação a um gasto anterior já existente. Por exemplo, renegociar um contrato de serviços de R$ 10.000 para R$ 8.000 gera um cost reduction de R$ 2.000 ao mês.

Processo em que a empresa solicita propostas de preço a um ou mais fornecedores para um item ou serviço específico. Pode ser feita por e-mail, sistema de compras ou plataforma de e-procurement. Base para a tomada de decisão de compra.

Processo de cotação feito em ambiente digital, permitindo convite a fornecedores, envio de propostas, comparação de condições e registro do histórico.

Incoterm em que o vendedor paga o transporte até o destino combinado, mas a transferência de risco segue o ponto definido pela regra.

Classificação dos itens de estoque ou fornecedores por ordem de importância financeira: A = alto valor e poucos itens (80% do gasto); B = valor médio; C = baixo valor e muitos itens. Orienta onde concentrar esforços de negociação.

Custo necessário para colocar um produto ou serviço disponível para uso, considerando preço, tributos recuperáveis, frete, seguro e despesas associadas.

Valor total efetivo de uma compra, incluindo preço, impostos, frete, estoque, inspeção, processo de aquisição e outros custos até o uso do item.

Informações estruturadas ou não estruturadas usadas para análise. Em compras, incluem pedidos, preços, fornecedores, categorias, prazos e históricos de consumo.

Incoterm histórico usado para entrega na fronteira em local combinado. Pode aparecer em materiais antigos, embora regras mais recentes tenham substituído esse termo.

Painel visual que reúne métricas, gráficos e alertas para acompanhar desempenho de compras, fornecedores, contratos, savings e processos.

Incoterm em que o vendedor assume a entrega no local combinado com direitos, tributos e desembaraço pagos, conforme condições negociadas.

Incoterm histórico em que a entrega ocorria sem direitos pagos pelo vendedor. Pode aparecer em documentos antigos, mas foi substituído em regras mais recentes.

Análise da demanda de compras em determinado período para planejar aquisições futuras, consolidar volumes, criar contratos e definir estratégias por categoria.

Previsão do quanto a empresa vai precisar comprar em um período futuro. Um bom forecast evita falta de estoque (ruptura) ou excesso (capital parado). Pode ser calculado com base em histórico de vendas, sazonalidade e tendências de mercado.

Incoterm histórico relacionado à entrega a partir do cais no porto de destino. É útil reconhecer o termo em contratos e materiais antigos.

Termo histórico ligado à entrega a partir do navio no porto de destino. Em alguns materiais aparece como DES ou DEX.

Avaliação contínua de como o fornecedor está performando frente ao que foi acordado: pontualidade nas entregas, qualidade dos produtos, atendimento, cumprimento de SLAs e flexibilidade. Base para o scorecard de fornecedores.

Processo competitivo realizado em plataforma digital onde fornecedores enviam propostas e lances em tempo real. Inclui pregões eletrônicos (setor público) e e-auctions (setor privado). Aumenta transparência e eficiência nas negociações.

Redução de estrutura, custos ou tamanho organizacional. Em compras, pode aparecer em iniciativas de eficiência, renegociação e revisão de despesas.

Investigação aprofundada antes de fechar um contrato com um fornecedor. Inclui análise financeira, jurídica, operacional e reputacional. O objetivo é identificar riscos antes de assumir o compromisso comercial.

Leilão eletrônico reverso: fornecedores competem entre si reduzindo o preço em tempo real numa plataforma digital. O comprador ganha ao final com o menor preço. Muito usado em compras de commodities e itens padronizados.

Modelo de negócio apoiado por internet e plataformas digitais, abrangendo transações, processos, atendimento e colaboração online.

Catálogo digital integrado ao sistema de compras com itens pré-negociados, fotos, descrições e preços já aprovados. O usuário "compra" como se estivesse em um e-commerce, mas dentro das regras e políticas da empresa.

Colaboração digital entre áreas, compradores, fornecedores e parceiros para executar atividades, trocar informações e acompanhar processos em conjunto.

Comércio eletrônico entre empresas, com regras corporativas de preço, cadastro, crédito, pedido, faturamento e relacionamento comercial.

Comércio eletrônico entre empresa e consumidor final. Ajuda a diferenciar jornadas de compra de varejo das jornadas corporativas de procurement.

Ambiente digital que conecta compradores e fornecedores para facilitar transações, cotações, catálogos, pedidos e relacionamento comercial.

Processo de compras realizado de forma eletrônica, usando sistemas e plataformas digitais para gerenciar todo o ciclo — da requisição ao pagamento. Elimina papel, reduz erros, aumenta visibilidade e agilidade. É o coração dos ERPs modernos de compras.

Processo de sourcing conduzido por plataforma digital, com convites, RFI, RFP, RFQ, leilões, comparação de propostas e histórico auditável.

Intercâmbio eletrônico de dados entre sistemas de compradores e fornecedores. Permite que pedidos de compra, notas fiscais e avisos de entrega sejam trocados automaticamente entre ERPs, sem digitação manual.

Sistema integrado de gestão empresarial que centraliza informações de compras, estoque, financeiro, vendas e produção em um só lugar. A Gestio é um ERP SaaS com módulo de compras integrado a estoque e financeiro.

Documento que descreve com precisão as características, dimensões, materiais, normas e padrões de qualidade que um produto ou serviço deve atender. Evita que o fornecedor entregue algo diferente do esperado.

Incoterm em que o vendedor disponibiliza a mercadoria em seu próprio local, como fábrica ou armazém, e o comprador assume grande parte da logística.

Incoterm em que o vendedor entrega a mercadoria junto ao costado do navio no porto de embarque indicado.

Incoterm em que o vendedor entrega a mercadoria ao transportador indicado em local combinado, transferindo responsabilidades conforme a regra.

Incoterm (regra de comércio internacional) que define que o vendedor entrega a mercadoria no porto de embarque, e a partir daí o risco e o frete ficam por conta do comprador. Muito usado em importações.

Acompanhamento ativo de uma pendência, processo, cotação, pedido ou entrega para garantir avanço, resposta ou resolução dentro do prazo.

Previsão de demanda: estimativa de quanto de um produto ou serviço será necessário em determinado período. Alimenta o planejamento de compras, evitando tanto a falta quanto o excesso de estoque.

Fornecedor que passou pelo processo de avaliação e aprovação da empresa (cadastro, documentação, visita técnica, análise financeira). Só fornecedores homologados podem ser acionados para compras regulares.

Valor máximo que pode ser gasto em uma compra sem necessidade de processo competitivo (cotação com múltiplos fornecedores). Abaixo da franquia, o comprador pode fechar diretamente. Acima, precisa cotar com ao menos 3 fornecedores.

Indicador financeiro que mostra o caixa gerado pela operação depois de investimentos e despesas necessárias. Pode influenciar políticas de pagamento e compras.

Ponto da operação que limita a capacidade produtiva ou atrasa entregas. Em compras, pode estar ligado à falta de material, fornecedor crítico ou lead time alto.

Criação, manutenção e controle de catálogos eletrônicos com itens, preços, fornecedores, acordos e regras já negociadas.

Processo de monitorar, controlar e renovar contratos com fornecedores. Inclui acompanhamento de vigência, SLAs, reajustes, obrigações de cada parte e gestão de eventuais litígios. Sistemas de e-procurement alertam sobre vencimentos.

Conjunto de práticas para gerenciar o relacionamento com fornecedores: cadastro, avaliação de desempenho, desenvolvimento, comunicação e estratégia de parceria. O SRM é o CRM do comprador.

Acompanhamento do ciclo de vida dos pedidos, desde emissão e aprovação até confirmação, entrega, recebimento e eventuais divergências.

Identificação, avaliação e mitigação de riscos na cadeia de suprimentos. Inclui riscos de entrega, financeiros, geopolíticos, de qualidade e de compliance. Um fornecedor único (single source) em item crítico é um risco clássico.

Controle de empresas terceirizadas, documentos, colaboradores, obrigações, riscos trabalhistas, fiscais e requisitos de compliance.

Indicador que mostra quantas vezes o estoque é renovado em um período. Ajuda a avaliar consumo, capital parado e necessidade de reposição.

Busca e negociação com fornecedores internacionais para ampliar alternativas, reduzir custos, acessar tecnologia ou garantir qualidade e disponibilidade.

Conjunto de regras, políticas, controles e práticas que orientam como a empresa é administrada e monitorada, incluindo decisões e responsabilidades.

Compras sustentáveis: política de adquirir produtos e contratar serviços que minimizem impactos ambientais. Inclui preferência por fornecedores com certificações ambientais, produtos recicláveis e cadeias com menor pegada de carbono.

Processo formal de cadastro, análise e aprovação de um fornecedor. Envolve coleta de documentos (CNPJ, certidões, contratos sociais), visita técnica, avaliação de qualidade e análise financeira. Resultado: o fornecedor é aprovado ou reprovado.

Plataforma ou portal central onde fornecedores se cadastram, atualizam dados, visualizam pedidos, emitem notas e participam de cotações. Facilita a comunicação e reduz o trabalho operacional de ambos os lados.

Regras internacionais que definem responsabilidades de compradores e vendedores em transações comerciais, especialmente quem paga o frete, seguro e tributos. Os mais usados são EXW, FOB, CIF, DAP e DDP.

Percentual de itens recebidos que foram reprovados no controle de qualidade. Alto índice indica problemas na especificação, no processo do fornecedor ou no transporte. É um KPI crítico de desempenho de fornecedores.

Criação ou adoção de novos produtos, processos, tecnologias ou modelos de trabalho. Fornecedores podem ser fontes relevantes de inovação para a empresa.

Contagem física dos itens em estoque para verificar se o que está registrado no sistema corresponde ao que existe fisicamente. Pode ser periódico (uma vez por ano) ou rotativo (por categorias ao longo do ano).

Fatura ou nota fiscal emitida pelo fornecedor após a entrega do produto ou conclusão do serviço. Documento que gera a obrigação de pagamento. No e-procurement, o invoice é conciliado automaticamente com o pedido de compra e o recebimento (three-way match).

Filosofia de gestão que prega que os materiais devem chegar no momento exato em que são necessários, sem acumular estoque. Reduz custos de armazenagem mas exige fornecedores muito confiáveis e lead times curtos e previsíveis.

Método japonês de melhoria contínua focado em pequenas evoluções constantes de processo, produtividade, qualidade e redução de desperdícios.

Sistema visual de controle de estoque e produção originário do Japão (Toyota). Em compras, o kanban sinaliza quando um item deve ser reposto — quando o estoque atinge o nível mínimo (ponto de reposição), um novo pedido é gerado automaticamente.

Indicador-chave de desempenho. Em compras, os principais KPIs são: saving gerado, lead time de compras, índice de entregas no prazo, custo do processo de compras, número de fornecedores ativos e taxa de rejeição de itens recebidos.

Tempo total desde a colocação do pedido até a entrega do produto. Inclui tempo de processamento do fornecedor, produção (se aplicável), transporte e recebimento. É um dado crítico para o planejamento de estoque e evitar rupturas.

Abordagem de gestão que busca eliminar desperdícios, simplificar fluxos e aumentar eficiência. Em supply chain, funciona melhor com demanda previsível e processos estáveis.

Modalidade em que fornecedores ou vendedores disputam pela maior oferta. É mais comum em venda de ativos, excedentes ou materiais.

Leilão realizado em plataforma digital, permitindo disputa online, registro de lances e maior transparência no processo competitivo.

Modalidade em que fornecedores competem para oferecer a melhor condição ao comprador, normalmente reduzindo preço ou melhorando termos comerciais.

Processo formal e obrigatório para compras no setor público, regido pela Lei 14.133/21 (Nova Lei de Licitações). Garante igualdade de condições entre fornecedores. Os principais tipos são: pregão, concorrência, tomada de preços e convite.

Quantidade mínima que o fornecedor aceita vender em um único pedido. Impacta o planejamento de compras — comprar abaixo do MOQ pode não ser possível; comprar acima pode gerar excesso de estoque.

Campo de inteligência artificial em que sistemas aprendem padrões a partir de dados. Em compras, pode apoiar previsão de demanda, classificação de spend e recomendações.

Análise estratégica que decide se é mais vantajoso produzir internamente (make) ou comprar de um fornecedor externo (buy). Considera custo, qualidade, capacidade, risco e foco no core business da empresa.

Quadro que compara propostas de fornecedores lado a lado, considerando preço, prazo, condições comerciais, requisitos técnicos e observações do comprador.

Documento que consolida os preços recebidos de vários fornecedores em uma cotação, lado a lado, para facilitar a comparação e tomada de decisão. Também chamado de mapa de cotação ou quadro comparativo de preços.

Plataforma digital onde empresas (compradores) encontram e compram de fornecedores. Diferente do marketplace de varejo, é voltado para transações entre empresas, com valores maiores, negociações e condições comerciais específicas.

Itens que entram diretamente no produto final ou no processo produtivo principal da empresa, como matérias-primas e componentes.

Itens usados para apoiar a operação, mas que não compõem o produto final, como materiais de escritório, manutenção, limpeza e serviços de apoio.

Gestão de dados mestres da empresa, como fornecedores, materiais, categorias e centros de custo, para melhorar consistência e análise.

Prática reconhecida por gerar bons resultados e que pode ser usada como referência para melhorar processos, controles e desempenho.

Modelo logístico em que um mesmo roteiro coleta ou entrega materiais em vários pontos, otimizando transporte, custo e frequência de abastecimento.

Materiais e serviços usados para manter a empresa funcionando, como peças, ferramentas, lubrificantes, EPIs, manutenção e itens operacionais.

Sistema de planejamento que calcula automaticamente o que comprar, quanto comprar e quando comprar com base na demanda prevista de produção ou vendas. Integrado ao ERP, é o motor do reabastecimento automático de materiais.

Estratégia de utilizar múltiplos fornecedores para o mesmo item ou categoria. Distribui o risco de desabastecimento e mantém competição entre os fornecedores, mas exige mais gestão e pode reduzir o poder de negociação por volume.

Acordo de Confidencialidade: contrato que impede que as partes compartilhem informações sensíveis reveladas durante negociações ou parcerias. Em compras, protege dados de preço, volumes, tecnologia e estratégia da empresa.

Processo de diálogo entre comprador e fornecedor para definir preço, prazo, qualidade, condições de pagamento e outros termos do contrato. Pode ser posicional (ganha-perde) ou baseada em interesses (ganha-ganha). Habilidade central do comprador.

Documento fiscal digital emitido pelo fornecedor que comprova a venda de mercadoria ou prestação de serviço. Tem validade jurídica e fiscal. Em sistemas de e-procurement, a NF-e é recebida automaticamente via integração com a SEFAZ.

Documento do setor público que reserva recursos orçamentários para uma despesa futura. Precede a liquidação e o pagamento. É equivalente ao pedido de compra (PO) no setor privado e integra o processo de compras governamental.

Modelo multicanal integrado que busca oferecer experiência consistente em diferentes pontos de contato, como loja, e-commerce, atendimento e canais digitais.

Processo de integração de um novo fornecedor: coleta de documentos, cadastro no sistema, treinamento sobre políticas, integração de sistemas (EDI/API) e alinhamento de expectativas. Um bom onboarding reduz atritos futuros.

Despesa operacional recorrente necessária para manter a empresa funcionando, como serviços, assinaturas, manutenção, consumo, aluguel e despesas do dia a dia.

Documento ou registro que formaliza a compra junto ao fornecedor, com itens, quantidades, preços, prazos e condições acordadas.

Gestão de pedidos: processo de receber, processar, confirmar, rastrear e finalizar pedidos de compra. Um sistema de order management acompanha o pedido desde a aprovação até o recebimento e pagamento.

Ciclo que vai do recebimento do pedido de venda até o recebimento do pagamento pelo fornecedor. É o processo inverso do P2P. Quem vende pensa em OTC; quem compra pensa em P2P.

Indicador que mede entregas realizadas no prazo combinado. Ajuda a avaliar pontualidade de fornecedores e eficiência logística.

Indicador que mede entregas feitas no prazo e na quantidade correta. É uma métrica importante para performance de fornecedores.

Terceirização de uma atividade ou processo para um fornecedor externo especializado. Permite que a empresa foque no core business enquanto transfere atividades de suporte para parceiros. Comum em TI, RH, logística e manufatura.

Ciclo completo de compras: da identificação da necessidade até o pagamento ao fornecedor. Inclui: requisição → aprovação → cotação → pedido → recebimento → conferência da NF → pagamento. O P2P integrado reduz o ciclo e elimina retrabalho.

Modelo de nuvem que oferece ambiente para desenvolver, testar e operar aplicações sem a empresa gerenciar toda a infraestrutura.

Fornecedor com relacionamento mais estratégico e colaborativo, geralmente com atuação recorrente, confiança, desenvolvimento conjunto e visão de longo prazo.

Etapa ou módulo ligado à gestão de contas a pagar e pagamentos realizados a fornecedores dentro do ciclo procure-to-pay.

Padronização das descrições de produtos e serviços para facilitar busca, cadastro, comparação, compra e gestão de estoque.

Documento formal emitido pelo comprador que autoriza a aquisição de produtos ou serviços. Define item, quantidade, preço, prazo e condições de entrega. É o contrato de compra mais básico e gera comprometimento financeiro.

Acompanhamento e melhoria contínua do desempenho de processos, áreas ou fornecedores com base em indicadores, metas e planos de ação.

Visão consolidada de todas as compras em andamento e futuras, com status de cada processo. Permite priorizar demandas, distribuir a carga de trabalho do time e monitorar gargalos. É o "funil de compras" da área.

Ambiente digital criado para transações, relacionamento e processos entre empresas, como compras corporativas, pedidos, catálogos e fornecedores.

Prova de conceito usada para testar uma solução, sistema ou processo em pequena escala antes de contratar, implantar ou expandir.

Documento interno que define as regras, responsabilidades e processos do setor de compras: alçadas de aprovação, número mínimo de cotações, critérios de seleção de fornecedores, ética nas negociações e categorias prioritárias.

Nível de estoque em que um novo pedido de compra deve ser acionado para evitar ruptura. Calculado com base no consumo médio, lead time do fornecedor e estoque de segurança. Sistemas de ERP geram alertas ou pedidos automáticos.

Tempo médio em dias que a empresa leva para pagar seus fornecedores após o recebimento da mercadoria ou serviço. Um PMP maior significa melhor gestão do fluxo de caixa. É um KPI financeiro de compras importante.

Pedido em preparação ou aguardando aprovação interna antes de se tornar uma ordem de compra formal enviada ao fornecedor.

Modalidade de licitação pública realizada via internet onde fornecedores disputam com lances em tempo real pelo menor preço. É a forma mais ágil e transparente de compra no setor público. Regulamentado pelo Decreto 10.024/2019.

Fluxo completo que conecta requisição, compra, pedido, recebimento, nota fiscal e pagamento ao fornecedor.

Item cuja falta paralisa a operação ou causa impacto grave. Exige gestão especial: múltiplos fornecedores, estoque de segurança maior e contratos de longo prazo. A matriz de Krajlic classifica os itens entre críticos, estratégicos, de alavancagem e rotineiros.

Ordem de compra formal emitida ao fornecedor para autorizar entrega de produtos ou serviços nas condições negociadas.

Planejamento das compras de um período, categoria ou projeto, considerando demanda, orçamento, fornecedores, contratos e prioridades.

Documento que apresenta side-by-side as propostas de diferentes fornecedores para uma mesma cotação. Facilita a análise de preço, prazo, condições de pagamento e qualidade para embasar a decisão de compra com transparência.

Avaliação técnica e comercial inicial de um fornecedor para determinar se ele tem capacidade de atender às necessidades da empresa. Precede a homologação e envolve análise de portfólio, referências, capacidade produtiva e condições comerciais.

Capacidade de acompanhar o histórico completo de um produto ao longo da cadeia de suprimentos: de onde veio, como foi transportado, onde está agora. Essencial em setores regulados como alimentício, farmacêutico e médico-hospitalar.

Etapa em que a empresa registra no sistema a entrada física dos produtos entregues pelo fornecedor. O GR é confrontado com o pedido de compra e a nota fiscal (three-way match) antes de autorizar o pagamento.

Solicitação interna feita por um colaborador ou departamento pedindo a compra de um item ou serviço. É o ponto de partida do ciclo P2P. A PR precisa ser aprovada antes de virar um pedido de compra oficial.

Solicitação de Informações enviada a fornecedores potenciais para entender suas capacidades antes de uma cotação formal. Não é um processo competitivo — é uma etapa exploratória para identificar fornecedores qualificados.

Solicitação de Proposta: documento enviado a fornecedores selecionados pedindo uma proposta detalhada (técnica e comercial) para atender uma necessidade específica. Mais abrangente que o RFQ, avalia não só o preço mas também a solução proposta.

Solicitação de Cotação: pedido formal enviado a fornecedores para que apresentem preço, prazo e condições para um produto ou serviço especificado. É o processo de cotação formal, mais estruturado que um simples pedido de orçamento.

Termo guarda-chuva para processos como RFI, RFQ e RFP. Representa solicitações estruturadas de informação, cotação ou proposta ao mercado.

Possibilidade de um evento afetar objetivos, prazos, custos, qualidade, compliance ou continuidade de fornecimento. Deve ser avaliado por impacto e probabilidade.

Retorno sobre o investimento na área de compras. Mede quanto a empresa economizou com negociações, automação e melhorias de processo em relação ao custo de manter a equipe e os sistemas. Um ROI alto justifica investir em tecnologia de e-procurement.

Modelo em que o software é acessado como serviço, normalmente pela internet, com infraestrutura, atualizações e disponibilidade gerenciadas pelo fornecedor.

Revisão, correção e padronização de dados cadastrais de fornecedores, materiais ou clientes para melhorar confiabilidade e gestão.

Economia gerada pelo setor de compras. Pode ser hard saving (redução real e mensurável de custo) ou soft saving (benefícios menos tangíveis, como qualidade ou prazo). O saving é o principal KPI de resultado do time de compras.

Gestão da cadeia de suprimentos, integrando fornecedores, produção, logística, estoque e distribuição para melhorar fluxo, custo e atendimento.

Painel de avaliação que pontua fornecedores em múltiplas dimensões: qualidade, prazo, preço, atendimento e compliance. Serve como base para decisões de renovação, expansão ou descontinuação de contratos.

Lista reduzida de fornecedores selecionados para avançar em uma cotação, negociação, RFP ou etapa final de avaliação.

Situação em que há apenas um fornecedor disponível para um determinado item — seja por exclusividade, patente ou mercado concentrado. Representa alto risco de desabastecimento e exige planos de contingência.

Software que permite ao usuário resolver dúvidas, consultar informações ou executar tarefas sozinho, sem depender diretamente de atendimento humano.

Solução tecnológica para conduzir processos RFI, RFP e RFQ com workflow, documentação, comparação de propostas e rastreabilidade.

Processo de identificar, avaliar e selecionar fornecedores para atender às necessidades de compra da empresa. Vai desde a pesquisa de mercado até a negociação e contratação. É a primeira grande etapa do ciclo de compras estratégicas.

Abordagem estruturada e contínua para otimizar a base de fornecedores de uma empresa, combinando análise de spend, mapeamento de mercado, RFX, negociação e gestão de contratos. Vai além da compra reativa — é planejamento de médio e longo prazo.

Gestão de gastos: processo de controlar, analisar e otimizar todos os gastos da empresa com fornecedores externos. Engloba a análise de spend, definição de políticas, controle de contratos e monitoramento de compliance.

Compra pontual não planejada, fora dos contratos e processos regulares. Geralmente mais cara por não ter negociação prévia. Também chamada de compra emergencial. Boas práticas de planejamento buscam minimizar o spot buy.

Sistema ou conjunto de práticas para gerenciar o relacionamento com fornecedores estrategicamente. Assim como o CRM cuida dos clientes, o SRM cuida dos fornecedores: avaliações, comunicação, desenvolvimento e parceria de longo prazo.

Pessoa ou grupo impactado por uma decisão ou processo, como áreas internas, fornecedores, clientes, financeiro, jurídico e liderança.

Empresa ou pessoa jurídica que fornece produtos, matérias-primas ou serviços para a organização compradora.

Cadeia de Suprimentos: rede integrada de organizações, recursos, atividades e tecnologias envolvidas na criação e venda de um produto — desde a matéria-prima até o cliente final. Compras é um elo central da supply chain.

Área ou função responsável por adquirir bens e serviços, equilibrando preço, prazo, qualidade, risco e necessidade do negócio.

Ferramenta de análise estratégica que avalia forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Pode apoiar diagnósticos de categorias e fornecedores.

Percentual dos pedidos que foram atendidos pelo fornecedor na quantidade e prazo corretos. Uma taxa de atendimento de 95% significa que 5% dos pedidos tiveram algum problema — falta de estoque, atraso ou entrega parcial.

Custo Total de Propriedade: considera não apenas o preço de compra, mas todos os custos associados ao longo da vida útil — frete, impostos, manutenção, treinamento, consumo energético e descarte. Fornecedor mais barato nem sempre tem o menor TCO.

Contratação de empresa externa para executar atividades ou processos que antes eram feitos internamente. Em compras, é comum terceirizar logística, limpeza, segurança e TI. Exige gestão de contrato e SLAs bem definidos.

Conferência tripla: validação automática que compara o pedido de compra (PO), o recebimento de mercadorias (GR) e a nota fiscal (Invoice) antes de liberar o pagamento. Garante que só paga o que foi pedido e efetivamente recebido.

Valor médio por transação, pedido ou venda. Em compras, pode ajudar a entender perfil de pedidos, concentração de gastos e oportunidades de automação.

Sistema de Gerenciamento de Transportes: software que gerencia fretes, rotas, transportadoras e rastreamento de cargas. Integra-se ao e-procurement para controlar o custo logístico das compras e visibilidade do pedido em trânsito.

Rotatividade de pessoas em uma organização. Pode afetar continuidade operacional, conhecimento de processos e relacionamento com fornecedores.

Experiência do usuário ao interagir com sistemas, serviços e processos. Em e-procurement, influencia adoção, produtividade e satisfação dos usuários.

Termo em inglês para fornecedor ou vendedor. Em sistemas de ERP, "vendor" é o cadastro do fornecedor no sistema, com todos os dados comerciais, bancários, fiscais e de contato para emissão de pedidos e pagamentos.

Pontuação atribuída ao fornecedor com base em critérios de desempenho: qualidade, prazo, preço competitivo, atendimento e compliance. Determina quais fornecedores são preferidos, desenvolvidos ou descontinuados. Equivalente ao scorecard.

Estoque gerenciado pelo fornecedor: o próprio fornecedor monitora e repõe o estoque do cliente, com base em dados de consumo compartilhados. Reduz o trabalho operacional de compras e melhora o nível de serviço em itens de alto giro.

Compromisso de volume: garantia que o comprador dá ao fornecedor de que consumirá uma quantidade mínima em um período, em troca de preço ou condições especiais. Comum em contratos de longo prazo com itens de alto giro.

Sistema de Gerenciamento de Armazém: controla as operações dentro do estoque — entrada de mercadorias, localização de itens, separação de pedidos e saída. Integrado ao ERP, alimenta dados de estoque em tempo real para as compras.

Sequência de etapas, regras e responsáveis para executar uma atividade. Em compras, organiza aprovações, tarefas, pendências e rastreabilidade.

Fluxo digital de aprovação de requisições e pedidos de compra. Define quem aprova o quê, em qual ordem e com quais alçadas. Em sistemas de e-procurement, o workflow substitui aprovações por e-mail e papel, tornando o processo rastreável e ágil.